الإدارة والأنظمة

يقوم منهج الشركة في إدارة الأصول على تطبيق أفضل ممارسات إدارة الأصول من أجل تحسين الكفائة وتقليل التكاليف التشغيلية وتوحيد خدمات المرافق في مختلف العقارات الخاصة بنا، وقد استثمرنا في إنشاء نظام إدارة مرافق متكامل بمساعدة الحاسوب تحت مظلة برنامج مراقبة الجودة الخاص بنا.

نظام MaestroOne هو نظام إدارة المرافق بمساعدة الحاسوب الذي
تستخدمه توتال إف إم في تحقيق نتائجها البارزة، ويساعد هذا النظام في تخطيط وإدارة جميع الوظائف المتعلقة بإدارة المرافق ويساعد في الحفاظ على العمل ضمن مساحة مادية فضلاً عن الإحتفاظ بسجل بأسماء جميع المشاركين في كل مهمة من مهام مراقبة، وباستخدام نظام MaestroOne ،يكون بإمكان الشركة العمل باستخدام الأنظمة التالية:

نظام إدارة علاقات العملاء

تعتمد «توتال إف إم » علي نظام إدارة علاقات العملاء CRM( ( باعتباره أحد أهم آليات نجاحها في مجال إدارة المرافق والمنشآت، ونظام ال CRM هو نهج لإدارة تفاعل الشركة مع العملاء الحاليين والمستقبليين، حيث يعمل هذا النهج على تسجيل وإدارة وتحليل تحليل بيانات تعامل وتاريخ العملاء مع الشركة من أجل الإرتقاء بالعلاقة بين الطرفين لأعلي درجات المنفعة
لكلا الجانبين، بما يحقق للعملاء راحتهم وتوفير كافة خدماتهم، ويحقق لنا علي الجانب الآخر ضمان الإحتفاظ بالعملاء ودفع النمو في حركة المبيعات بالتبعية. ويقوم نظام ال CRM بتجميع المعلومات من مجموعة واسعة من قنوات مختلفة، بما في ذلك موقع الشركة، الهاتف، البريد الإلكتروني، الدردشة الحية، والمواد التسويقية، ووسائل التواصل الإجتماعي، ويعمل النظام الخاص بنا في «توتال » بنجاح علي تنظيم خدمات العملاء بداية من إستلام طلبات الدعم وترتيب أولوياتها ومراقبة عملية التفاعل والإستجابة لتلك الطلبات في الوقت المحدد لذلك لضمان أكبر فاعلية ممكنة في آداء الخدمة وقياس مستوي الرضاء، ويحصل المستخدمون علي لوحة تحكم بواجهة سهلة علي الموقع الإلكتروني للمشروع الخاص بهم، تضم كافة الخدمات المتوافرة وتسعيرتها وتسمح لهم بإستخدام خدمات الدفع الإلكتروني مباشرة ودفع مقابل الخدمات المطلوبة من نظافة أو صيانة أو دفع فواتير أو شحن موارد أو خلافه. كما نجحت توتال مؤخرا في إضافة تطويرات إستثنائية علي نظام ال CRM الخاص بها بدمج النظام مع
آلية محاسبية متطورة ليتحول ال CRM إلي CAFM متوافق مع الأنظمة العالمية، بما يسمح للعملاء بمتابعة كشوف حساباتهم علي لوحة التحكم الخاصة بهم ويسمح لنا باستخراج تقارير مالية دقيقة عن حركة العمل وتفاصيل عملية إدارة وتطوير المرافق يوميا.

برنامج استخدام العمالة

يوفر هذا البرنامج سجلات يمكن البحث فيها لاستخدام جميع العمال تؤخذ بدءاً من إصدار أمر العمل )نظام الصيانة الوقائية المقرر ونظام إدارة علاقات العملاء والمشروع( والذي يوضح:

  • ساعات العمل المستفاد منها بحسب كل عمل على مدار فترة زمنية معينة
  • ساعات العمل المستفاد منها في مقابل ساعات العمل المتاحة

نظام الصيانة الوقائية المقررة

يندرج هذا النظام تحت مظلة نظام إدارة المرافق بمساعدة الحاسوب ويُستخدم إلى جانب نظام إدارة المعدات لغرض أساسي وهو منع تعطل المعدات والمساعدة على زيادة عمر الأصول والمعدات.

نظام إدارة الجودة

  • إجراءات التشغيل المعيارية
  • مؤشرات الأداء الرئيسية
  • توحيد جميع الأشكال والعمليات التشغيلية
  • اتفاقيات مستوى الخدمة الشاملة بشأن جميع الأنشطة المتعاقد عليها من الباطن

نظام إدارة الأصول

يتضمن نظام إدارة الأصول باعتباره جزءاً رئيسية من نظام إدارة علاقات العملاء قاعدة بيانات متكاملة قابلة للبحث تتضمن جميع أصول العملاء بالإضافة إلى عدد الأصول المتوافقة مع منهجية الأنظمة والإجراءات الخاصة بالأماكن الوظيفية.

الإدارة والأنظمة